¿Cómo encuentro tiempo para hacer un trabajo real cuando todo lo que hago es pasar tiempo en reuniones? Quisiera optar por no asistir a algunas reuniones, pero esa no es una práctica aceptable en nuestra organización. Y sin embargo mi trabajo está sufriendo. ¡Ayuda!
David: Bienvenido al Club Mundial de Abrumados por Reuniones!. Junto con el volumen de correo electrónico, la sobreabundancia de reuniones es la principal queja de los profesionales del conocimiento de hoy.
Las reuniones pueden ser extremadamente efectivas e incluso pueden ser críticas para realizar un trabajo significativo. Sería un experimento interesante cancelar todas las reuniones y observar lo que sucede. ¿Qué extrañaríamos? ¿Qué impactos negativos habría? ¿Qué oportunidades no serían reconocidas?
Eso nos daría una idea de lo que constituye una reunión constructiva y valiosa. El solo hecho de imaginar el experimento revela el componente clave de las reuniones efectivas: el propósito. Una pregunta esencial al comienzo de cualquier reunión es: ¿Qué queremos lograr aquí y a qué hora? Si el propósito no está claro, nadie tiene criterios suficientes para enmarcar y monitorear la conversación subsiguiente, ni la información para saber si debe participar en ella. El primer paso es asegurarse de que el propósito de cada reunión sea claro.
Si el propósito es claro, el segundo factor a considerar es ¿Cuál es su propósito al estar allí? ¿En qué trabajas? ¿Cuáles son sus funciones y responsabilidades dentro de ella? ¿Cómo se relaciona la reunión con ese contexto? Si la reunión realmente se relaciona o involucra sus responsabilidades, intensifíquese y acepte. Si no lo hace, absténgase y rechace.
Dado que muchas empresas luchan por culturas de colaboración, sé que podría parecer un acto descarado de rebelión y desafío el rechazar una solicitud de reunión. Pero antes de aceptar asistir, tome dos minutos para identificar el propósito de la reunión y por qué se espera que esté presente. Puede encuadrar una consulta tan elegante y educada como: «Me gusta contribuir lo mejor que pueda en las reuniones, por lo que me ayudaría a tener una idea del resultado deseado de la reunión, y si puedo y cómo puedo servir ese resultado. . ”
Si el propósito de la reunión es claro, debe defiir si su participación es necesaria. Si no, puedes ganar claridad si sigues investigando. Acérquese a estas conversaciones con la intención de aportar valor a las reuniones significativas en lugar de esquivar las reuniones por completo. Al buscar claridad y esforzarse por ser efectivo en la forma en que invierte su tiempo, puede influir en sus colegas para que hagan lo mismo y ayudar a su organización a gastar los recursos de manera más eficiente.
Existen muchas mejores prácticas para las buenas reuniones, que incluyen tener una agenda, tener un monitor para asegurarse de que se cumpla con la agenda, realizar un seguimiento de las decisiones y las próximas acciones (y por quién), darles a todos la oportunidad de hablar y tener suficientes descansos (si la reunión dura más de noventa minutos). Pero la base crítica es un propósito claro: para la reunión y su papel en ella.
Las reuniones ineficaces contribuyen a otros hábitos ineficaces, como los correos electrónicos que pierden el tiempo. «No estaba seguro de lo que decidimos en la reunión del proyecto en términos de nuestra estrategia de avance. ¿Alguien podría aclararme eso? ”Los correos electrónicos ineficaces contribuyen a las reuniones ineficaces. «Necesitamos reunirnos de nuevo para aclarar de qué se trató nuestra última reunión y quién hará qué para cuándo». Y cuanto más se permite cualquiera de los dos comportamientos, más profundo el problema.
Si sus reuniones no terminan con un suspiro colectivo de “Wow. ¡Buena reunión! ” entonces hay que tomar algunos correctivos. Comience por aclarar el propósito con la intención de aportar valor de manera efectiva y ver qué sucede.
David Allen