¿Deberían prohibirse los laptos, tabletas y teléfonos móviles de las reuniones?
Imagínese si no se te permitiera traer tu teléfono o laptop a tu próxima reunión.
¿Cómo vas a hacer todo tu trabajo? ¿Dónde te vas a esconder para evitar hablar? ¿Qué pasa si pierdes un correo electrónico importante o una llamada telefónica?
Prohibir la tecnología en las reuniones puede:
– Aumentar la lluvia de ideas y la comunicación.
– Limitar las distracciones y repeticiones.
– Acortar el tiempo de reunión
No podemos perder el tiempo sentados alrededor de una mesa de conferencias a medida que se acercan los plazos y aumentan nuestras listas de tareas pendientes. Así que hacemos multitasking. Trabajamos en nuestros laptops o teléfonos inteligentes mientras participamos en la reunión.
Aquí está el asunto: es probable que no estés haciendo ninguna de las dos tareas muy bien.
La investigación muestra que tratar de realizar múltiples tareas a la vez compromete la productividad.
Solo la presencia de un teléfono inteligente es una distracción, según Adrian Ward, profesor asistente en el departamento de marketing de la Universidad de Texas en Austin: «El proceso de desactivarlo absorbe nuestros recursos cognitivos para tratar de prestar atención a otra cosa». Aprendemos mejor sin tecnología», dijo.
Además, mirar fijamente una pantalla significa que no estás haciendo contacto visual, y tu lenguaje corporal puede ser desagradable cuando estás encorvado sobre un dispositivo.
«Es una barrera y realmente no sabes lo que está haciendo la persona», dijo Barbara Pachter, autora de «The Essentials of Business Etiquette».
Algunas empresas están eliminando la distracción por completo, al prohibir la tecnología en las reuniones. No hay laptops. No se permiten celulares. Sólo contacto visual.
La idea es que si las personas no se distraen, las reuniones serán más cortas, más eficientes y aumentarán la colaboración.
A los empleados de la empresa de medios de comunicación Skift generalmente no se les permite traer sus laptops y teléfonos a reuniones internas.
«Cuando las personas miran sus laptops, o peor aún, sus teléfonos … parece irrespetuoso y puede evitar un rápido final de la reunión», dijo el CEO Rafat Ali.
La falta de tecnología ha incrementado la comunicación en las reuniones, según Ali: «Tienes que crear activamente un entorno donde las personas se sientan libres para hablar. Si no tienes reglas sobre las laptops, las personas se esconden detrás de ellas», dijo.
Skift también tiene pautas cuando se trata de cumplir con los límites de tiempo. Las reuniones internas individuales no pueden durar más de 10 minutos, mientras que las reuniones de equipo no pueden superar la marca de 25 minutos. También se les pide a los empleados que eviten sentarse en más de una hora de reuniones al día.
Cuando las personas están trabajando en sus dispositivos durante una reunión, a menudo piden que se repitan preguntas o se mencionan temas que ya se han discutido, lo que hace que la reunión se arrastre innecesariamente.
En la compañía hipotecaria United Shore, los empleados tampoco pueden llevar laptops o teléfonos a las reuniones. «Si podemos hacer que lo que solía ser una reunión de una hora, tome 30 minutos, eso significa que los empleados pueden hacer otra cosa, y eso nos hace más productivos», dijo Mat Ishbia, presidente y director ejecutivo de United Shore.
Tomar un descanso de las reuniones también puede ser útil y refrescante.
Todos los jueves es un día sin reuniones para Ishbia.
«Es mi día favorito por mucho!”, dijo. «Hago mucho trabajo. Camino por la oficina, hablo con la gente, escucho ideas y desafíos y ese es un gran día para mí. Lo espero todas las semanas».