por Arif & Ali Vakil
En su forma básica, las listas de «to do» son listas aleatorias de compromisos inciertos que causan ansiedad innecesaria.
Las listas de verificación (Checklists) son completamente diferentes. Rompen los procedimientos complejos en pasos discretos que luego se documentan para reducir el error.
Las listas de verificación se utilizan en todo el mundo y son el Tip de productividad más infravalorado.
Lista de verificación de 19 artículos generan reducción de muertes de pacientes en un 40%
Un estudio encabezado por el Dr. Atul Gawande de la Escuela de Salud Pública de Harvard brindó la sorprendente capacidad de las listas de verificación para prevenir las complicaciones de los procedimientos quirúrgicos a la vista del público. Y desde entonces, la mayoría de las comunidades profesionales han reconocido la utilidad de esta herramienta.
Los pilotos usan listas de control previas al vuelo.
Las operaciones del ejército son guiadas por listas de verificación.
Todas las empresas que involucran más de unas pocas acciones pueden ejecutarse mejor con la ayuda de listas de verificación.
¿Diriges un equipo? Las listas de verificación alinearán a su equipo para el éxito. Los gerentes y ejecutivos senior se han quedado atrás cuando se trata de aprovechar el poder de las listas de verificación. El concepto es tan simple que, en el mundo acelerado y lleno de distracciones de hoy, parece estar destinado a fallar. ¡Pero la realidad no podría ser más diferente!
Las listas de verificación ayudan a una delegación efectiva. Con ellos en mano, los miembros del equipo pueden completar con confianza tareas agravantes y complejas. La transferencia de conocimiento legado, de líder a ejecutor, se vuelve fácil. Y los directivos aprovechan al máximo su talento.
Las listas de verificación agudizan el juicio profesional. La mayoría de los gerentes son profesionales del conocimiento de buena fe. Necesitan pensar en sus fundamentos y extraer tareas / entradas de una gran cantidad de correos electrónicos, recibos en la bandeja de entrada y mensajes instantáneos para hacer el trabajo. Las listas de control liberan espacio mental y poder cognitivo. Con los detalles fuera del camino, los ejecutivos identifican los patrones más rápido, encuentran las conexiones más rápido y se convierten en mejores impulsores de la innovación. Recuerda: ¡la mente es para tener ideas, no para retenerlas!
Las listas de verificación son un precursor de la automatización. Lo que no puedes documentar, no puedes automatizar. Y sin automatización, estás limitando el crecimiento. El 50% de las tareas que manejan los gerentes son de naturaleza repetitiva. Con las listas de verificación, se pueden completar sin errores evitables o, de hecho, entregarse a una solución de software.
Incluso las listas de tareas contextualizadas defendidas por Getting Things Done® son listas de verificación de las siguientes acciones agrupadas por el entorno en el que se pueden completar de manera óptima.
Pasos para crear grandes listas de verificación
No todas las listas de verificación son iguales.
A continuación, se enumeran 6 pasos clave que conducen a listas de verificación potentes, listas de verificación que hacen que las cosas sucedan.
(i) Identifique las operaciones que pueden beneficiarse más de la introducción de listas de verificación. Si usted y su equipo ven resultados rápidos, se sentirá motivado a convertir la consulta de la lista de verificación en un hábito.
(ii) Una lista de verificación debe estar compuesta de pasos precisos para que la persona que lee no esté confundida acerca de lo que debe hacerse.
(iii) Que sea breve y simple. Lo ideal es no más que una página. Una lista de verificación no es una guía. Admite el conocimiento existente y la memoria del ejecutor enumerando las tareas que no deben omitirse.
(iv) La especificidad es importante. Sepa exactamente cuándo debe usarse una lista de verificación. Si lo está compartiendo con su equipo, ellos deben estar completamente conscientes de cómo la lista de verificación puede ayudarlos a evitar errores.
(v) Asuntos de diseño. No es necesario que contrate a un profesional para que arregle su lista de verificación. Pero un documento que es fácil de leer es uno que se usa.
(vi) Prueba, prueba, prueba. Las listas de verificación que no se han probado en el mundo real son desastres que esperan que ocurran. La mayoría de los documentos evolucionan con el tiempo y la experiencia. ¡Asegúrate de que el tuyo también!
Mucho en la vida es impredecible. Las listas de verificación aportan una medida de certeza y previsibilidad a la locura.
Pueden parecer demasiado simples. Pero eso solo aumenta las posibilidades de adopción.
Cree una lista de verificación para usted hoy mismo y póngala a prueba.
Te encontrarás haciendo las cosas con menos estrés.