No deje que las notificaciones automáticas arruinen su productividad
Anthony Bradshaw
Desde que nuestros ancestros prehistóricos utilizaron herramientas de piedra para hacer fuego y cazar presas, la tecnología nos ha hecho más eficientes y efectivos en lo que hacemos. Nos ha brindado conveniencia, una mejor comunicación y, en términos relativos, una vida larga y cómoda.
Sin embargo, cualquier cosa buena llevada al extremo se vuelve mala. Aristóteles lo sabía y propuso que para alcanzar la felicidad y el éxito, las personas debían cultivar virtudes en niveles intermedios entre deficiencias y excesos. El sueño es bueno para ti. Dormir durante 16 horas, no tanto. Buda también fue un partidario de «el camino medio». De la misma manera, el uso de la tecnología sin control también puede tener un efecto devastador en nuestra productividad y bienestar.
El psicólogo húngaro-estadounidense, Mihaly Csikszentmihalyi, identificó el estado fisiológico de «flujo» en 1975, como un estado de inmersión profunda en una tarea única en la que el resto del mundo parece simplemente desaparecer. McKinsey descubrió que cuando los ejecutivos están fluyendo, son hasta cinco veces más productivos.
Sin embargo, el lugar de trabajo típico de hoy se caracteriza por la vista y el sonido de las notificaciones de escritorio y teléfonos inteligentes, lo que mantiene a los ejecutivos en un estado de hipersensibilidad que enorgullecería a Ivan Pavlov. De hecho, las notificaciones dentro de la aplicación de Facebook suenan como una campana que hubiera hecho salivar a muchos perros de Pavlov.
Las notificaciones automáticas están minando nuestra capacidad para entrar en el flujo, limitando hacer nuestro mejor trabajo y dejando la oficina sin una sensación verdaderamente realizada. En cambio, es más probable que salgamos de la oficina con la sensación de que hemos trabajado todo el día con poco que mostrar y sin realmente haber alcanzado algo.
Lo que llamamos multitarea (multitasking) es, en realidad, el cambio de tareas, porque simplemente no es cierto que podemos desarrollar dos procesos cognitivos simultáneamente. De acuerdo con un estudio de la Universidad de California, Irvine, después de que una notificación nos obligó a cambiar de tareas, podemos tardar hasta 23 minutos en volver a la tarea en cuestión.
Cuando considera que el ejecutivo promedio toca su teléfono 2,617 veces al día, revisa los correos electrónicos 74 veces al día y recibe 46 notificaciones de teléfonos inteligentes al día, es probable que la mayoría de los ejecutivos nunca pasen tiempo en flujo.
«Pero las notificaciones me ayudan a estar al tanto de las cosas, y no las reviso cada vez que aparecen», podrían argumentar algunos. Ya sea que siga una notificación o no, su línea de pensamiento será inevitablemente interrumpida por la simple notificación, procesamiento y determinación de si responder o no a la notificación.
Según estimaciones recientes, si bien cada cambio de tarea puede desperdiciar solo 1/10 de segundo, puede agregar hasta un 40% de pérdida de productividad si hace muchos cambios en un día. Este número podría ser mayor si se compara con un ejecutivo que pasa varias horas al día en flujo.
¿Y qué pasa si sigues esa notificación de correo electrónico? Visitas tu bandeja de entrada, respondes a ese correo electrónico y, mientras estás allí, te das cuenta y respondes a varios otros correos electrónicos. Disfrutas de un golpe de dopamina impulsado por los logros y 30 minutos después, recuerdas que estabas trabajando en un asunto más importante y difícil que se debe completar al final del día.
Investigadores del University College de Londres descubrieron que los humanos estamos programados para seguir el camino de la menor resistencia, y que nuestros cerebros nos engañan para que creamos que la fruta de baja altura es la más dulce. Tim Urban, curador del increíblemente popular blog Wait But Why, caracteriza a este rasgo como nuestro «mono de gratificación instantánea». «El mono piensa sólo en el presente y se preocupa completamente de maximizar la facilidad y el placer del momento actual: ¿Por qué alguna vez usaríamos una computadora para el trabajo cuando Internet está allí esperando para jugar?“
Este sesgo, al mismo tiempo que hace que nuestras vidas sean más cómodas y nos ayuda a conservar energía, compromete nuestras metas; los diseñadores de productos en plataformas tecnológicas lo saben muy bien.
Una máquina tragamonedas en nuestros bolsillos
Como señaló Nir Eyal en su libro, Hooked: Cómo construir productos para la formación de hábitos, las compañías de tecnología están esencialmente aprovechando nuestras vulnerabilidades psicológicas para que podamos regresar por más. Eyal escribe que un activador interno (nuestra necesidad de conexión social) o un activador externo (una notificación) inicia el ciclo adictivo. Respondemos al desencadenante realizando una acción (abrir Facebook) y disfrutando de una recompensa variable y dopaminérgica («¡Oh, mira, tengo siete notificaciones!»), Y por eso invertimos más en la plataforma (publicando un comentario). El ciclo continúa; el siguiente desencadenante interno podría ser: “Me pregunto si alguien ya ha respondido a mi comentario”. Una y otra vez…
Esta es la razón por la que el antiguo ético de diseño de Google y fundador del Centro para la Tecnología Humana, Tristan Harris, equipara el uso de un teléfono inteligente con una máquina tragamonedas en nuestros bolsillos. No podemos resistirnos, pero si podemos volver a él cada pocos minutos.
Esto no sólo presenta un costo económico significativo para las organizaciones, sino que el impacto en el bienestar mental de las personas es posiblemente peor. Daniel Levitin, profesor de neurociencia conductual en la Universidad McGill, dice que el cambio de tareas es agotador porque consume la glucosa oxigenada en el cerebro, agotando las mismas reservas de energía que se necesitan para concentrarse en completar una tarea.
Todo esto debilita el vínculo entre las horas trabajadas y el valor creado, nuestra motivación subsecuentemente sufre y nos sentimos más ansiosos a medida que aumenta nuestra carga de trabajo, y más agotados llegamos al final del día.
Sé el maestro de tu tecnología.
Como cualquier herramienta, su utilidad se reduce a cómo se usa. Somos capaces de lograr mucho más con la tecnología como nuestro esclavo, en lugar de nuestro amo.
Un estudio de London Business School encontró que en la mayoría de los casos, las personas eligen la opción predeterminada que se les asigna. El autor de Atomic Habits, James Clear, dice que «el entorno con el que te rodeas determina las acciones predeterminadas que realizas a diario, lo que es una buena noticia, porque puede diseñar tu entorno para el éxito».
Si prefieres no alcanzar esa bolsa de Doritos a las 9 pm, no tener ningún Doritos en tu casa hace mucho para lograr el resultado deseado. En ese mismo sentido, puedes ser más intencional acerca de la forma en que diseñas tu entorno tecnológico.
Para principiantes:
- Deshabilita todas las notificaciones tanto en tu escritorio como en tu teléfono inteligente.
- Apaga tu teléfono o configúralo en modo Avión por períodos establecidos.
- Usa la aplicación Freedom para bloquear aplicaciones que no son críticas para tu trabajo (como las redes sociales) por períodos establecidos del día.
- Usa el complemento de «redactar correo electrónico» de Google Chrome para ver sólo la ventana de redacción al escribir un correo electrónico, evitando las tentaciones que esperan en su bandeja de entrada.
- Establece ventanas de tiempo para verificar y responder tus emails.
- Usa un temporizador tipo Pomodoro para separar el tiempo de un trabajo importante del trabajo de camino de menor resistencia.
- Usa la aplicación Digital Wellbeing (Android) o el Tiempo de Pantalla de Apple para hacer un seguimiento de tu tiempo de pantalla y asustarte con “¿Cuántas horas pasé en Twitter ayer ?!”. Rescue Time hará lo mismo para tus patrones de uso de escritorio.
Además de lo anterior, cuanto más te dés cuenta y te detengas para alcanzar su teléfono inteligente, más se volverá una segunda naturaleza.
Los líderes pueden ayudar a sus equipos haciendo lo siguiente:
- Comunica el efecto del cambio de tareas en la productividad y el bienestar.
- Practica la comunicación asíncronica en tu empresa (acuerda no responder de inmediato; responde en el momento que más te convenga).
- Fomenta o obliga a las personas a desactivar todas las notificaciones.
- Permite que las personas programen ventanas de 2-4 horas para sus trabajos profundos.
- Delinea claramente lo que es urgente y lo que no lo es.
- Crea espacios donde las personas no puedan ser interrumpidas físicamente (o fomenta el trabajo remoto).
- Recompensa a los miembros del equipo por menos tiempo de pantalla.
- Celebra menos reuniones y limita la duración de las reuniones.
- Establece ventanas de tiempo para las reuniones internas y ventanas de tiempo donde no se deben realizar reuniones.
Al ser más intencionales con nuestra relación con la tecnología, podemos cultivar un entorno de trabajo en el que no sólo somos más productivos, sino también versiones más completas y actualizadas de nosotros mismos.