Cuando pensamos en vacaciones, la mayoría de las personas suelen enfocarse en esos momentos maravillosos en los que nos desconectamos del mundo laboral y podemos realizar actividades que solían estar limitadas en épocas normales con la familia.
Sin embargo, actualmente un gran número de personas tiemblan al escuchar la palabra “vacaciones”, mencionando la frase: «Me obligaron a tomar vacaciones”, situación que simplemente era impensable hace algunos años.
¿Qué ha pasado? ¿Por qué algo que solía ser una bendición ahora nos aterroriza?
El problema radica en lo que ocurre “justamente antes de salir de vacaciones” y lo que sucede “después de llegar”. Antes de irnos nos enfrentamos con mucha presión para poner todos los asuntos al día y eso se dice fácil pero no lo es.
¿Cuál debería ser la razón para poder ser extraordinariamente productivos en esa semana antes de irnos de vacaciones? ¿Es que acaso podemos cambiar radicalmente nuestros hábitos, procesos y procedimientos en esa semana?
Ciertamente lo intentamos impulsados por la imagen del disfrute vacacional, pero no siempre es suficiente para lograrlo. Y el problema es que pretendemos cambiar en una semana todos los hábitos y procesos subóptimos con los que operamos el resto del año.
En un ámbito de productividad subóptima, sentimos que todo lo que hacemos debe ser hecho por nosotros mismos (micromanagement), es decir, la delegación es casi nula porque no confiamos en nuestros colaboradores. ¿Y quién paga por los efectos negativos de esa decisión subóptima? La empresa, por supuesto.
Adicionalmente, sentimos el estrés de esa decisión cuando visualizamos cómo van a ser las horas y los días luego de nuestras vacaciones, donde muchos de nuestros asuntos no se han movido y los encontramos exactamente en el punto en el que los dejamos.
Otros han perdido vigencia y siguen apareciendo en nuestras listas de pendientes y muchos nuevos surgen y están esperando por nuestra atención para ser incorporados a nuestra lista de obligaciones.
Ahora entendemos por qué ha cambiado el concepto de VACACIONES, ahora es ESTRÉS-VACACIONES-ESTRÉS.
Si ahondamos en el concepto de vacaciones debemos entender que el que tiene vacaciones es usted, no sus responsabilidades. La forma como entendamos este concepto y las herramientas que tengamos a la mano para manejar esas responsabilidades, serán de vital importancia para aislar ese tiempo libre del estrés agregado.
Yo resolví mi problema con GTD – Getting Things Done – el sistema de David Allen para establecer una mente auxiliar que deja espacio para ser creativo, generar ideas, resolver problemas; todo esto englobado en su frase: LA MENTE ES PARA PRODUCIR IDEAS; NO PARA ALMACENARLAS.
Con mi sistema GTD, tengo un inventario completo de los asuntos que tienen mi atención y son fiel reflejo de mis compromisos conmigo mismo y con terceros. Me es fácil decidir en esa semana pre-vacaciones los asuntos que no pueden detenerse y que necesitan ser delegados.
Además dispongo de instrucciones claras y precisas sobre lo que hay que hacer con cada uno de ellos, de forma tal que me es fácil delegarlos pues vienen “con instrucciones” sobre lo que es necesario hacer sobre cada uno de ellos; de esta forma la delegación se convierte en una gran ayuda.
También identifico los asuntos que pueden esperar a mi regreso y al decidir hacerlo, el nivel de estrés disminuye porque ahora sé lo que no voy a hacer. Sólo tengo que realizar uno de los hábitos más poderosos de GTD: la REVISIÓN SEMANAL para poner al día todos los asuntos que quedaron “on hold” y hacer seguimiento de los asuntos delegados para identificar en qué status se encuentran.
De eso se trata, estar significativamente comprometido con mis vacaciones con la absoluta convicción de que hacerlo no me genera estrés, ni antes ni durante ni después.
No permita que sus asuntos y compromisos tomen vacaciones. tómelas usted! pero de manera profesional y productiva.
Rosendo J. Roche